Strategisch HRM plan 2016-2020
In het plan zijn de onderdelen HRM visie en beleid en de beleidslijnen uitgewerkt. Daarnaast is een concept matrix uitgewerkt die als basis dient voor de verdere afstemming en invulling waarbij in samenspraak met de Ondernemingsraad de beleidslijnen verder worden uitgewerkt in een meer jarenuitvoeringsplan.
Bij de verdere invulling van het HRM beleid ligt voor Geldrop-Mierlo de focus op twee speerpunten: duurzame inzetbaarheid en flexibel werken. Er is eind 2016 een traject ingezet wat moet gaan leiden tot het vergroten van de duurzame inzetbaarheid en een verdere daling van het ziekteverzuim. Instrumenten zoals arbo- en gezondheidsbeleid worden ingezet om medewerkers langer gezond, actief en gemotiveerd aan het werk te houden. Daarnaast investeren we in het ontwikkelen van het vermogen van de medewerkers om eigen regie te nemen (vergroten van het persoonlijk leiderschap). Flexibel werken wordt na het afronden van de verbouwing van het gemeentehuis én binnen het kader van plaats- en tijd onafhankelijk werken met ondersteuning van moderne technieken verder uitgebouwd. Dit past binnen de veranderende kaders van het werkconcept.

Individueel Keuze Budget
Het Individueel Keuze Budget (IKB) is per 1 januari 2017 ingevoerd. De medewerker heeft daardoor meer flexibiliteit gekregen bij het bepalen van zijn eigen arbeidsvoorwaarden. De bronnen en doelen zijn in overleg met de vakorganisaties bepaald. Op lokaal niveau kunnen de bronnen en doelen eventueel nog verder worden uitgebreid waardoor de flexibiliteit in de keuze van arbeidsvoorwaarden verder vergroot. In 2018 worden deze mogelijkheden verder onderzocht.

e-HRM
In 2018 ligt de focus op de digitalisering van personeelsinformatie en-processen. De medewerkers hebben daarbij een persoonlijke portal om gegevens te raadplegen en aan te leveren.

Ziekteverzuim
Het ziekteverzuim voor Geldrop-Mierlo bedroeg over het jaar 2016 6,19%. Het eerste halfjaar 2017 was dit 6,13%. Terwijl het landelijk gemiddelde in 2016 5,1% was.

Met betrekking tot ziekteverzuim wordt het Eigen Regiemodel gehanteerd. Doelstelling binnen het Eigen Regiemodel is dat de leiding samen met de medewerker aan het stuur staat. De gesprekken gaan uit van mogelijkheden tot deelname aan arbeidsprocessen, waar voorheen deze gesprekken gingen over de onmogelijkheden en/of afwezigheid van de medewerker. De binding met het werk, de werkgever en de collega’s is erg belangrijk. Re-integratie is na de periode van ziekte hierdoor eenvoudiger. Omdat we kijken naar mogelijkheden betekent het dat medewerkers steeds vaker gedeeltelijk aanwezig zijn en deelnemen aan het arbeidsproces, daar waar men voorheen veelal geheel arbeidsongeschikt was.

Dit vraagt een continue proces van aandacht. In de gesprekken tussen medewerker en leidinggevende zijn onderwerpen als arbeidsvreugde, balans werk-privé, ontwikkelmogelijkheden, verzuim etc. aan de orde. Door deze gesprekken en het tijdig nemen van maatregelen proberen we te voorkomen dat er sprake is van ziekteverzuim. Daar waar sprake is van veelvuldig frequent verzuim, proberen we in de gesprekken achter de mogelijke oorzaken van dit verzuim te komen, om zodoende door veranderingen in de dagelijkse routine toekomstig verzuim te voorkomen.

Arbeidsomstandigheden
Voor de gemeentewerf is een risico-inventarisatie en evaluatie (RI&E) uitgevoerd. De uitkomsten zijn verwerkt in een plan van aanpak. De uitvoering hiervan wordt verder opgepakt. Ook voor het gemeentehuis staat dit - na de verbouwing - op stapel. Een RI&E is er op gericht om de risico’s voor gebruikers van onze accommodaties op de terreinen veiligheid, gezondheid en welzijn zo veel als mogelijk te bepreken. Dit geldt dan ook niet alleen voor onze medewerkers, maar ook zeker voor onze klanten.

Informatievoorziening

Informatiebeleid
Voor de ontwikkeling van de informatievoorziening binnen de Dommelvallei-organisaties is een meerjarig beleidsplan 2016-2020 opgesteld. Het beleid volgt de ambities en afspraken zoals vastgelegd in landelijke programma's. Een belangrijk thema is collectivisering.
Gemeenten in Nederland hebben op de VNG Algemene Ledenvergadering van juni 2016 aangegeven meer samen te willen optrekken op het gebied van de digitale overheid. Ook de gemeente Geldrop-Mierlo heeft ingestemd met dit voorstel tot collectivisering. Deze ambitie is uitgewerkt in een landelijk initiatief met de naam ‘Samen Organiseren’, als onderdeel van de Digitale Agenda 2020. Hiervoor zijn landelijk al enkele projecten geïnitieerd. Vanuit de Dommelvallei-samenwerking zullen we zo veel als mogelijk aanhaken bij de landelijke projecten.

Plannen en begroten
De wijze van het plannen en begroten van de I&A-werkzaamheden is in 2017 aangepast. Hiermee wordt invulling gegeven aan het evenwichtig en reëel begroten. De vier Dommelvallei-organisaties hebben gezamenlijk de projectenkalender en uitvoeringsplan voor de komende twee jaar bepaald. Hierop vindt jaarlijks een herijking plaats. Dit is noodzakelijk, omdat ICT ontwikkelingen snel gaan en plannen snel achterhaald zijn.

Extra projectcapaciteit
Voor de uitvoering van projecten is het van belang voldoende capaciteit beschikbaar te hebben binnen de organisatie. Voor 2018 is € 60.000,- opgenomen op het activiteitenplan. Dit inhuurbudget is bedoeld voor het flexibel inzetten van personeel.

Onderzoek I&A processen
Om meer grip te krijgen op de planning- en controlcyclus binnen het I&A taakveld is in 2017 een doorlichting uitgevoerd op de sturingsprocessen. Een belangrijk onderdeel van het onderzoek is het bepalen welke sturingselementen een voortgangsrapportage aan de raad moet bevatten zodat de raad haar controlerende rol binnen een complex uitvoeringsplan zoals het IBP vorm kan geven.
De resultaten van het onderzoek worden meegenomen in de jaarlijkse herijking van het uitvoeringsplan en meerjarenbegroting IBP.

Uitvoering IBP 2016-2020
Het informatiebeleidsplan (IBP) bestaat uit 5 programma's. Inmiddels is het programma informatiebeveiliging een eigenstandig programma geworden, die los staat van het informatiebeleidsplan. Informatieveiligheid is een integraal thema binnen de bedrijfsvoering van een gemeente, ICT is slechts een onderdeel. Het gaat over de ontwikkeling van management, medewerkers, processen en de sturing daarop. De activiteiten op het gebied van informatieveiligheid zijn in een aparte paragraaf in de begroting opgenomen.

Programma Digitale Overheid
De focus binnen dit programma ligt op de realisatie van een betere en efficiëntere dienstverlening aan burgers en bedrijven. Dit realiseren we enerzijds door de dienstverlening digitaal mogelijk te maken, anderzijds door bedrijfsprocessen efficiënt en klantgericht in te richten. De belangrijkste ontwikkelingen in 2018 zijn de doorontwikkeling van het zaakgericht werken, het vernieuwen van het burgerzakensysteem, de invoering van de Omgevingswet en de aansluiting op Generieke Digitale Infrastructuur. De planning van invoering is hierbij sterk afhankelijk van de vaststelling van landelijke wetgeving en de bestuurlijke toekomst van de gemeenten Nuenen en Son en Breugel. Het stopzetten van de landelijke Operatie BRP (Basisregistratie Personen) door het Ministerie van Binnenlandse Zaken heeft bijvoorbeeld vergaande consequenties voor de vernieuwing van het burgerzakensysteem. Dit wordt in beeld gebracht en de implementatiestrategie wordt daarop aangepast.

Programma Applicatie-rationalisatie
Het programma Applicatie-rationalisatie heeft twee resultaatgebieden. Het realiseren van een toekomstbestendig applicatielandschap waarin applicaties doelmatig en effectief worden ingezet. En het realiseren van harmonisatie van applicaties tussen de drie Dommelvallei-organisaties. De belangrijkste ontwikkelingen in 2018 zijn de harmonisatie van de belastingenapplicatie voor de drie gemeenten en de vereenvoudiging en harmonisatie van het applicatielandschap binnen het geo-domein (ruimtelijke informatie).

Programma Sociaal domein
Dit programma richt zich op realisatie van de inhoudelijke ambities en wettelijke opdrachten op het terrein van de informatievoorziening van de decentralisaties. Belangrijke doelstellingen zijn het realiseren van gegevensuitwisseling tussen ketenpartners en het realiseren van geïntegreerde informatiesystemen waarmee snel inzicht verkregen kan worden in de situatie van een gezin, het plan en de status van de uitvoering van het plan. Het belangrijkste project dat in 2018 gestart wordt, is de digitalisering van de werkprocessen en de digitalisering van dossiers.

Programma Automatiseringsplan
Dit programma richt zich op realisatie van de ambities op het terrein van de technische infrastructuur en heeft twee resultaatgebieden:

• Het bieden van continuïteit in de ICT infrastructuur;
• Zorgen voor een actuele, toekomstbestendige ICT infrastructuur.

De ontwikkelingen binnen ICT hebben zich vanaf de start gericht op 3 fases:

• Fase 1: consolidatie; het samenvoegen van de ICT infrastructuur van de gemeenten;
• Fase 2: optimalisatie; het verbeteren van bestaande omgeving;
• Fase 3: de vernieuwing van de ICT infrastructuur.

In 2018 ligt de focus op fase 3, het vernieuwen van de infrastructuur. In 2017 is de planning opgesteld en de uitvoering gestart, de uitvoering loopt door in 2018.

Informatiebeveiliging
Binnen de Dommelvallei-gemeenten wordt nadrukkelijk ingezet op informatieveiligheid. Door continu en structureel aandacht te hebben voor het verbeteren van de informatiebeveiliging en de bescherming van persoonsgegevens worden de risico’s zo veel als mogelijk beperkt. Halverwege 2017 is een CISO (Chief Information Security Officer) benoemd binnen de Dienst Dommelvallei. De CISO definieert de informatiebeveiligingsstrategie en organiseert en stuurt de informatiebeveiliging van de Dommelvallei-organisaties overeenkomstig de behoeften, de verplichtingen en de risicobereidheid van de organisatie. Hierbij speelt het bewustzijn van alle medewerkers en het verbeteren van houding en gedrag een belangrijke rol.

Informatiebeveiligingsbeleid
Het informatiebeveiligingsbeleid voor de Dommelvallei samenwerking is opgesteld op basis van het normenkader dat is beschreven in de Baseline Informatiebeveiliging Nederlandse Gemeenten (BIG). Het doel is om te zorgen voor een geschikt niveau van informatiebeveiliging in lijn met wettelijke kaders, "best practices" en passend bij de taken en verantwoordelijkheden van de gemeenten.
De verantwoording over de kwaliteit van de informatieveiligheid vindt vanaf 2017 plaats volgens een nieuwe Audit systematiek, de Eenduidige Normatiek Single Information Audit (Ensia). Dit betekent een grote verandering in de beveiligingsorganisatie. De voorheen aparte audits voor de Basisregistratie Personen (BRP), Paspoortuitvoeringsregeling (PUN), Digitale persoonsidentificatie (DigiD), Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG), Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) en de Structuur uitvoeringsorganisatie Werk en Inkomen (Suwinet) worden gebundeld in één verantwoordingssystematiek.
In 2018 ligt naast het op peil houden en controleren op naleving van de informatieveiligheid en het bewustzijn-leertraject van medewerkers de nadruk op de verdere implementatie van de Ensia. Daarnaast wordt in 2018 de informatiebeveiligingsorganisatie, die in 2015 is vastgesteld, geëvalueerd. Het borgen van de sturing op de Ensia maken daar onderdeel van uit.

Privacy
Vanaf 25 mei 2018 is de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming van toepassing (hierna Avg). Deze nieuwe wet zorgt onder meer voor versterking en uitbreiding van privacyrechten van inwoners, meer verantwoordelijkheden voor organisaties die persoonsgegevens verwerken en steviger bevoegdheden voor alle Europese privacytoezichthouders.
Met de invoering van de Avg verscherpen de eisen waaraan verwerkingen van persoonsgegevens moeten voldoen. De Avg vraagt echter om meer dan enkel ordentelijk met persoonsgegevens omgaan: de Avg vraagt om nieuw denken én handelen. Zo hebben inwoners het recht op inzage in waar de gemeente welke gegevens van ze verwerkt. Inwoners hebben straks ook het recht om ‘vergeten’ te worden. Dat wil zeggen dat ze het recht hebben om zich te laten verwijderen uit databases, tenzij legitieme wettelijke vereisten dit voorkomen. Er zijn in onze organisatie al een aantal belangrijke stappen gezet om te voldoen aan de wet- en regelgeving. Door de groeiende aandacht voor de bescherming van persoonsgegevens en de komst van de Avg is de urgentie om in control te komen enorm toegenomen. De toegenomen financiële, juridische risico’s en imago risico’s, versterkt door de Avg, maken het noodzakelijk om het proces in een hogere versnelling te zetten. Wij zijn ons hier terdege van bewust en handelen daar ook naar. Eén van de eisen die de Avg stelt aan overheden is het aanwijzen van een functionaris voor gegevensbescherming. Besloten is de borging van de taken van de functionaris gegevensbescherming samen op te pakken met de andere Dommelvallei-organisaties. Het borgen van de sturing op de Avg wordt tevens meegenomen in de herijking van de informatiebeveiligingsorganisatie in 2018.

Procedure Datalekken
Per 1 januari 2016 geldt de meldplicht datalekken.Deze meldplicht houdt in dat organisaties direct een melding moeten doen bij de Autoriteit Persoonsgegevens zodra zij een ernstig datalek hebben.
In 2017 is de procedure voor het melden van datalekken binnen de Dommelvallei-samenwerking vastgesteld en in gebruik genomen. Elke melding wordt verwerkt in een register. Jaarlijks rapporteren we over de datalekken in de jaarrekening/jaarverslag. In 2018 wordt de procedure geëvalueerd en getoetst aan de Avg.

Control
Medio 2017 is in samenwerking met Dienst Dommelvallei de rol van control opnieuw beschreven. In het 4e kwartaal van 2017 wordt de nieuwe werkwijze vastgesteld.

Interne controle
De verbijzonderde interne controle wordt (nog) meer risicogericht uitgevoerd. De te controleren processen krijgen op basis van een aantal indicatoren een profiel. Het profiel bepaalt de omvang en diepgang van de uit te voeren controles. Een belangrijke indicator om te komen tot de risico-inschatting, zijn de in 2017 opgeleverde procesbeschrijvingen volgens het 6W-format: Wie, Wat, Waarom, Wanneer, Waarmee, Welk doel? De steekproefaantallen worden bepaald op basis van een risico inschatting waardoor efficiënter en effectiever kan worden gewerkt. Deze nieuwe systematiek wordt besproken met de proceseigenaar ten behoeve van kennisdeling en draagvlak. Dit betekent dat ook een nieuw IC plan zal worden opgesteld.

Invulling kwaliteitszorg / procesverbetering
Er wordt aandacht besteed aan het actualiseren en harmoniseren van processen en werkwijzen op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier. Bij het ontwikkelen van de rol van control kijken we ook naar de behoefte aan kwaliteitszorg.

Management Control Systeem
Het Management Control Systeem wordt doorontwikkeld door deze in te richten conform de 5 pijlers van 'in control' zijn (heldere kaders; kwaliteit van tussentijdse informatievoorziening en sturing hierop; een goed opgezette en beschreven administratieve organisatie; risicomanagement; interne controle). De actualisatie van risico’s in het kader van risicomanagement is een dynamisch proces. Voortschrijdend inzicht zorgt voor een steeds vollediger beeld.

Inkoop- en aanbestedingsbeleid
Voor de naleving van het in 2017 opnieuw vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid is onverminderd aandacht. Zo worden er kennissessies georganiseerd door BIZOB om het nieuwe inkoopbeleid onder de aandacht te brengen.

Facilitaire zaken
In verband met de grote verbouwing in 2018 worden er door facilitair twee grote verhuizingen voorbereid en georganiseerd. Eerst zorgen we ervoor dat de tijdelijke huisvesting gereed is, waarna het volledig verbouwde pand weer in gebruik genomen kan worden.

Kengetallen
(peildatum: 1-07-2017)

Verdeling man/vrouw en fulltime/parttime

Formatie

Gemiddelde leeftijd

Ziekteverzuim (exclusief zwangerschapsverlof)

* periode 01-01-2017 t/m 30-06-2017

Overzicht overhead